Änderung des Nachweisgesetzes ermöglicht Textform

Der Bundestag beschloss am 26. September 2024 das „Vierte Gesetz zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie“ (Bürokratieentlastungsgesetz IV), das u. a. Formerfordernisse im Zivilrecht reduziert und insbesondere auch das Nachweisgesetz abändert, was zu Erleichterungen in der betrieblichen Altersversorgung führen soll. Nach der am 18. Oktober 2024 erfolgten Zustimmung durch den Bundesrat tritt die Änderung des Nachweisgesetzes zum 1. Januar 2025 in Kraft.

Die Formerweiterung im Nachweisgesetz ermöglicht es Arbeitgebern ab Januar 2025 insbesondere, die Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen in der Textform nach § 126b BGB abzufassen und den Beschäftigten individuell elektronisch zu übermitteln. Die betriebliche Altersversorgung gehört dabei zu diesen wesentlichen Vertragsbedingungen. Voraussetzung hierfür ist, dass das Dokument für die jeweiligen Beschäftigten zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber die jeweiligen Beschäftigten mit der Übermittlung zugleich auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen.

Von der Nachweiserbringung in Textform ausgenommen sind Branchen, in denen ein erhöhtes Risiko für Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung besteht, sowie Fälle, in denen Beschäftigte eine Niederschrift verlangen; hier gilt dann weiter die Schriftform.

Da die Übermittlung individuell erfolgen muss, reicht eine allgemeine Bekanntmachung (z.B. Bekanntmachung einer Versorgungsordnung an die gesamte Belegschaft) nicht aus. Es ist aber (weiterhin) ein Verweis auf Betriebsvereinbarungen o.ä. möglich. Insbesondere wenn, wie in der Praxis recht häufig, Änderungen des Entgelts (aufgrund Entgeltumwandlung, Änderung des Beschäftigungsgrades etc.) erfolgen, kann diese Änderung des Nachweisgesetzes vor allem für Arbeitgeber, die digitale Verwaltungsprozesse (z. B. durch Mitarbeiterportale) verwenden, zu deutlichen Erleichterungen führen.